Verein

Der Freundeskreis HagenSmolensk e.V. wurde am 11.04.2005 ins Vereinsregister des Amtsgerichts Hagen, Registerblatt 6 VR 2402 eingetragen. Er ist vom Finanzamt Hagen mit Freistellungsbescheid vom 31.07.2015 unter der Steuer-Nr.: 321/5778/1608 als gemeinnützig anerkannt und deshalb von Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer befreit. Unsere Satzungszwecke entsprechen § 52 Abs. 2 Satz 1 Nr. 13 AO – dort heißt das: „Förderung internationaler Gesinnung auf allen Gebieten der Kultur und des Völkerverständigungsgedankens“.

Völkerverständigung bedeutet für uns, dass wir die Menschen so akzeptieren wie sie sind, ihnen respektvoll begegnen und tolerant miteinander umgehen und wir gehen davon aus, dass wir dadurch sehr viel über- und voneinander lernen werden.

Wie wir dieses Ziel erreichen wollen, wie wir dabei vorgehen und welche Ergebnisse wir bisher erzielt haben können dem Pdf-Dokument  2015 Freundeskreis – Ziele entnehmen.

Gemeinnützig bedeutet, dass der Vorstand, sowie alle Mitglieder, ehrenamtlich für die Vereinsziele arbeiten, das heißt:

  • in ihrer Freizeit für den Verein tätig sind
  • kein Entgelt für ihre Arbeit erhalten
  • durch ihre Arbeit dem Wohle des Vereins und der Allgemeinheit dienen
  • alle Einnahmen fließen grundsätzlich in die Projekte des Vereins
  • dass der Verein aufgrund seiner Zielsetzung von Steuerpflichten befreit ist
  • dass der Verein für Geld- und Sachspenden Bescheinigungen (lt. o.g. Freistellungsbescheid bis zum 31.07.2018) ausstellen darf; das gilt auch für Vereinsbeiträge

Mitglieder

Der Freundeskreis hat zu Beginn des Jahres 2017 76 Mitglieder – davon leben 13 Mitglieder in Smolensk, die unsere Arbeit von dort als Organisatoren, Gastgeber und Dolmetscher/innen unterstützen. Unsere Mitglieder sind:

Studierende, Einzelpersonen, Familien, Förderer, Genossenschaften und juristische Personen (BGB)

Mitgliederversammlung

Wird vom Vorsitzenden mindestens einmal im Jahr einberufen. Der Vorstand muss vor der Mitgliederversammlung seine Arbeit verantworten. Die sog. „Ordentliche Mitgliederversammlung“ ist die Jahreshauptversammlung. Während dieser Sitzung sind mindestens die in der Satzung genannten Pflichtpunkte zu besprechen.

Gastgeber

Dem Verein stehen über 100 Wohnraumangebote zur Verfügung. Allein 93 kommen von Einzelpersonen und Familien –  zudem weitere Unterkünfte (Hotels, Jugendherberge, einzelne Wohnungen…), die unsere Gäste aufnehmen, ver- und umsorgen. Ohne diese Gastgeber wäre unsere Arbeit nicht möglich. Die Privatpersonen, die Gäste aufnehmen, erhalten von uns für die Sachaufwendungen eine Spendenbescheinigung. Für uns ist es ein klar definiertes Ziel, dass die Smolensker Gäste bei Hagener Familien wohnen, damit sie mit Deutschen Kontakt haben und etwas vom Leben in Deutschland erfahren und nach Hause mitnehmen. Dabei berücksichtigen wir sowohl die Wünsche der Gäste, als auch die der Gastgeber. Wir legen Wert darauf, unsere Gastgeber nicht zu überfordern und unseren Gästen stets gute Unterkünfte zu garantieren. Deshalb beschränken wir uns darauf, jährlich maximal 50 Gäste aus Smolensk einzuladen.

Prüfer

Zwei gewählte Prüferinnen oder Prüfer, aktuell die Herren Rüdiger Neuhoff und Christoph Soester, prüfen zum Jahresende die Kassengeschäfte auf der Grundlage des Kontogegenbuches, der vom Schatzmeister erstellten kaufmännischen Buchführung, der sich daraus ergebenden Bilanz und berichten dem Vorstand schriftlich über ihre Erkenntnisse  und mündlich während der Jahreshauptversammlung.

Partner

Derzeit arbeiten wir mit über 400 Partnern zusammen (Einzelpersonen, Künstlern, Gruppen, Vereinen, Firmen, Sparkasse/Banken, Stiftungen, Behörden, Universitäten, Seminaren, Schulen….). Die Partner sind wichtige Garanten für unsere erfolgreiche Projektarbeit.

Künstler

Mit Künstlern der unterschiedlichsten Stilrichtungen pflegen wir gute Kontakte. Wir stellen die Künstler auf dieser Internetseite vor. Die Zusammenarbeit ist je nach Projekt mehr oder weniger intensiv. Jedes Jahr kommen neue künstlerische Begegnungen zustande und wir hoffen, dass uns alle beteiligten Menschen verbunden bleiben.

Planung

Unsere Projekte, insbesondere Großprojekte, haben einen Planungsvorlauf von ca. 1 bis 2 Jahren – machmal noch länger. Das hängt wesentlich an der Abstimmung mit unseren Partnern in Deutschland, aber auch der Finanzierung zusammen. Wir planen jetzt schon die Projekte für die Jahre 2018 und danach. 2010 war das Jahr in dem die Städtepartnerschaft Hagen-Smolensk 25 Jahre bestand und das haben wir gebührenden gefeiert. Als Partner von RUHR.2010-Kulturhauptstadt Europa waren wir für das Hagen-Smolensk-Projekt „Wo ist Zuhause?“ verantwortlich. 2010 haben wir zudem in Hagen das erste und bisher einzige Kunstwerk auf der Welt zu den Kinderrechten im öffentlichen Raum aufgestellt. Uns ist es gelungen junge Menschen, auch in Smolensk, für unsere Aufgaben zu gewinnen, die zielgerichtete Projektarbeit bei und von uns lernen. Wir verbinden damit die Hoffnung, dass städtepartnerschaftlicher Austausch zukünftig nicht nur eine Sache älterer Menschen ist, sondern vielmehr junge Menschen einen erheblichen Anteil daran haben. Den Gedanken der Inklusion in Kultur und Bildung verbinden wir mit dem Wettbewerb „Junge Kunst Hagen-Smolensk“, den wir nach der ersten Durchführung im Jahre 2012 im Abstand von zwei bis drei Jahren in Hagen und in Smolensk  fortführen werden – 2018/2019 heißt der Wettbewerb „Junge4Kunst“. Den akademischen Austausch pflegen wir in den Bereichen Geisteswissenschaften (Sprachen, Journalistik, Pädagogik), Kulturwissenschaften (bildende Kunst, darstellende Kunst, Musik) und Wirtschaftswissenschaften (BWL).

Organisation

2017 wirken mehr als 20 Personen, überwiegend unsere Mitglieder (Delia Ahland, Jürgen Henter, Bernd Mai, Wolfgang Luck, Dr. Olga und Hans-Werner Engel, Michael Lehr, Alexandra Kehl, Tanja Streilau, Verena und Bernd Müller, , Bernd Suermann, Sandra Opitz, Xenia Kerstins, Dario Weberg, Gerd-Reiner Voss, Michael Nölle, Ekaterina Zakharova, Aleksej Dovgan, Elena Chmurova) an der Organisation von Projekten mit. Den Kontakt zu unseren Smolensker Partnern in russischer Sprache halten Dr. Olga Engel und Aleksandra Ilina, Ekaterina Khramova, Xenia Kerstiens und in Smolensk Aleksej Dovgan und Elena Chmurova, Natalia Romanova, Yulia Domashevich, sowie Yulia Tarasenkova, Ksenia Zaftur, Ekaterina Zakharova sowie Tamara Maximchuk.

Jede Projektorganisation ist individuell und wird ständig überarbeitet und dem Vorstand zur Information vorgelegt. Die Durchführung der Projekte und deren Finanzierung beschließt allein der Vorstand. Allerdings sind eine Person oder mehrere Personen für das jeweilige Projekt Ansprechpartner und Verantwortliche.

Abrechnungen

Die Projektverantwortlichen müssen dem Vorstand die Projektabrechnung nach Abschluss der Projekte vorlegen. Der Vorstand vergleicht die Abrechnung mit den Buchungen in der kaufmännischen Buchführung und des Kontogegenbuches des Schatzmeisters und fasst dazu einen Beschluss – bei Unterdeckung über den Ausgleich und bei Überdeckung über die zukünftige Mittelverwendung. Grundsätzlich soll immer ein kleiner Betrag übrig bleiben, der in eine Rücklage gestellt wird, um zukünftige Projekte finanzieren zu können.