Общество „Круг Друзей Хаген-Смоленск“ было занесено в регистр обществ участкового суда города Хагена 11.04.2005 года под регистрационным номером 6 VR 2402.

Финансовое управление города Хагена зарегистрировало общество 02.03.2005 под  номером налогоплательщикa 321/5778/1608 и объявило  его общественной организацией.

Это значит:

● Правление общества, а также все его члены  работают в нем на добровольных началах т.е. : не получают за это материальное вознаграждение

● занимаются делами общества в свое свободное время 

● их работа служит на благо общественности

● все доходы используются для осуществления новых проектов

● общество освобождается, исходя из его целей, от уплаты налогов

● общество имеет право выдавать квитанции о денежных и материальных    пожертвованиях

Члены общества

На сегодняшний день членами  общества являются 52 человек.

Контроль

Два выбранных контролера оценивают в конце года работу правления и делают доклад на эту тему на общем собрание членов.

Общее собрание

Председатель созывает общее собрание как минимум один раз в год. Правление несёт ответственность за свою работу перед общим собранием.

Партнеры

В настоящее время с нами сотрудничают свыше 200 партнёров. Это частные лица, деятели  искусства, художественные объединения, университеты, фирмы, банки, благотворительные фонды, органы власти, школы и т. д. Наши партнеры – важнейшие гаранты успешного осуществления проектов.

Принимающие семьи

Общество сотрудничает с около 80 семьями, которые как частные лица всегда  готовы принять наших гостей. Наряду с частными лицами с нами сотрудничают  и  туристические базы, общежития, без них наша работа была бы невозможна.

Частные лица принимают гостей безвозмездно и получают за это от нас подтверждение о спонсорской помощи.

Для нас очень важно, чтобы смоленские гости проживали в семьях, таким образом, они могут общаться с немцами и узнать больше о жизни в Германии.

При этом мы стараемся учитывать интересы как гостей, так и принимающих семей.  Кто примет курящего гостя? Кто может разместить у себя несколько человек? Как гость относится к домашним животным? Нет ли у него аллергии на домашних животных? Насколько далеко от места общего сбора группы  живет принимающая семья?

Планирование работы

Планирование проектов, особенно крупных, начинается примерно за 1 – 2 года. Это связано с согласованием всех вопросов с другими немецкими партнерами, решением финансовых проблем. В настоящее время идет планирование на 2010 год. В этот год исполняется 25 лет содружеству городов побратимов Хаген-Смоленск и мы хотим встретить это событие достойно. В подготовке мероприятий этого юбилейного года участвуют пять молодых членов нашего общества, которым целенаправно передается опыт планирования и осуществления крупных проектов.

 Мы надеемся, что в будущем партнерские отношения между нашими городами будут осуществляться не только стараниями людей старшего поколения, но и молодёжь внесёт в это дело свой весомый вклад.

Организация проектов

В 2008 году организацией проектов занимаются 9 человек (Герхард Вальтер, Ян Пфенниг, Гюнтер Грундман, Бернд Мюллер, Ханс-Вернер Энгель, Георг Петерс, Оксана Кильян, Герр Лук).

Контакты с нашими смоленскими партнерами на русском языке поддерживают Ольга Энгель, Александра Ильина, а также Оксана Кильян.

Планированием и организацией каждого проекта занимаются отдельные лица, которые регулярно отчитываются о ходе подготовки и проведении проектов на заседаниях правления. Решения о проведении проекта и его финансировании принимает только правление.

Отчётность

Ответственные за проведение  проектов должны представить проектную отчетность правлению, которое принимает решение по данному вопросу. В принципе небольшая часть суммы (5 – 10% от доходов) должна остаться неизрасходованной, она является накопительной  и позволяет финансировать будущие проекты.